1. Obtener el certificado de defunción

El primer documento necesario es el certificado literal de defunción.

Este certificado acredita oficialmente el fallecimiento y permite iniciar los trámites posteriores. Puede solicitarse en el Registro Civil correspondiente al lugar en el que se produjo la defunción o, en determinados casos, de forma telemática.

Será necesario, entre otras gestiones, para:

• Solicitar el certificado de últimas voluntades.
• Consultar si existían seguros de vida.
• Tramitar la herencia ante notario.
• Realizar gestiones ante bancos y administraciones.

Conviene solicitar varias copias o disponer de una copia electrónica válida, ya que puede ser requerido por distintos organismos.

2. Solicitar el certificado de últimas voluntades

Una vez transcurridos 15 días hábiles desde el fallecimiento, puede solicitarse el certificado de actos de última voluntad.

Este certificado no contiene el testamento. Su función es indicar:

• Si la persona fallecida otorgó testamento.
• Cuál fue el último testamento realizado.
• Ante qué notario se otorgó.

El certificado de últimas voluntades es necesario para cualquier actuación sucesoria y permite a quienes puedan tener derechos hereditarios dirigirse al notario correspondiente para solicitar una copia autorizada del último testamento.

Es importante comprobar siempre cuál fue el último testamento, ya que este deja sin efecto los anteriores.

3. Solicitar el certificado de seguros de vida

Junto al certificado de últimas voluntades, resulta recomendable solicitar el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento.

Este documento permite conocer si la persona fallecida tenía contratado algún seguro de vida o seguro de accidentes con cobertura por fallecimiento.

Es un trámite importante porque los familiares pueden desconocer la existencia de estas pólizas. Además, el beneficiario de un seguro de vida no tiene por qué coincidir necesariamente con los herederos.

La solicitud tampoco puede presentarse hasta que hayan transcurrido 15 días hábiles desde el fallecimiento.

4. Comprobar si existe testamento

Una vez obtenido el certificado de últimas voluntades, pueden darse dos situaciones.

El fallecido otorgó testamento

Si existe testamento, deberá solicitarse una copia autorizada del último testamento ante el notario que lo otorgó o ante quien custodie actualmente su protocolo.

No basta con aportar una copia simple que el fallecido pudiera conservar en su domicilio. Para tramitar la herencia se necesita normalmente la copia autorizada expedida para los herederos o personas con interés legítimo.

En el testamento se indicará quiénes han sido nombrados herederos, si existen legados concretos y cómo quería el fallecido que se distribuyeran sus bienes, siempre respetando los derechos que legalmente correspondan a los herederos forzosos.

El fallecido no otorgó testamento

Cuando no existe testamento, es necesario tramitar una declaración de herederos abintestato.

Se trata de un acta notarial mediante la cual se determina quiénes son los familiares llamados por ley a recibir la herencia.

Para tramitarla suelen solicitarse, entre otros documentos:

• Certificado de defunción.
• Certificado de últimas voluntades.
• DNI del fallecido.
• Libro de Familia o certificados del Registro Civil.
• Certificados de nacimiento o matrimonio.
• Documentación que acredite el parentesco.
• Dos testigos que conocieran la situación familiar del fallecido.

La declaración de herederos no supone todavía el reparto de la herencia. Únicamente identifica a las personas que tienen derecho a heredar.

5. Identificar todos los bienes, derechos y deudas

Antes de aceptar una herencia es fundamental elaborar un inventario completo del patrimonio del fallecido.

La herencia no está compuesta únicamente por bienes. También puede incluir préstamos, deudas, obligaciones fiscales, avales o gastos pendientes.

El inventario puede comprender:

• Viviendas, locales, terrenos y garajes.
• Saldos y depósitos bancarios.
• Acciones, fondos de inversión y otros productos financieros.
• Vehículos.
• Participaciones en sociedades.
• Seguros de vida.
• Joyas y otros bienes de valor.
• Derechos de crédito.
• Hipotecas y préstamos.
• Deudas con Hacienda o la Seguridad Social.
• Recibos pendientes.
• Avales o responsabilidades económicas.

Para localizar estos bienes puede ser necesario solicitar certificados bancarios, notas simples del Registro de la Propiedad, información catastral, documentación fiscal o datos de sociedades mercantiles.

No conviene aceptar la herencia sin conocer antes las deudas

Aceptar una herencia puede tener consecuencias económicas importantes.

Cuando la herencia se acepta pura y simplemente, el heredero puede llegar a responder de las deudas hereditarias no solo con los bienes recibidos, sino también con su propio patrimonio.

Por ello, cuando se desconoce el importe real de las deudas, debe estudiarse la posibilidad de aceptar la herencia a beneficio de inventario. Esta modalidad permite limitar, con carácter general, la responsabilidad del heredero al valor de los bienes heredados.

6. Valorar los bienes de la herencia

Los bienes deben valorarse correctamente para preparar la escritura de herencia y liquidar los impuestos correspondientes.

En el caso de los inmuebles, debe comprobarse el valor de referencia del Catastro, cuando resulte aplicable. Este valor puede tener efectos relevantes en el Impuesto sobre Sucesiones.

También deben valorarse correctamente:

• Vehículos.
• Participaciones sociales.
• Acciones y productos financieros.
• Negocios y empresas.
• Usufructos y nudas propiedades.
• Bienes situados en el extranjero.

Una valoración incorrecta puede provocar liquidaciones complementarias, intereses, recargos o sanciones.

7. Decidir si se acepta o se renuncia a la herencia

Una vez conocidos los bienes y las deudas, cada heredero debe decidir qué quiere hacer.

Existen tres opciones principales.

Aceptar pura y simplemente

El heredero recibe los bienes y asume también las deudas de la herencia.

Esta aceptación puede ser expresa, mediante escritura o documento, pero también puede producirse tácitamente si el heredero realiza actos que implican necesariamente su voluntad de aceptar.

Por esta razón, no conviene vender, retirar dinero, repartir bienes o disponer del patrimonio del fallecido antes de recibir asesoramiento.

Aceptar a beneficio de inventario

Esta opción permite separar el patrimonio personal del heredero del patrimonio hereditario.

Puede ser recomendable cuando:

• Se desconoce el importe de las deudas.
• El fallecido tenía negocios o empresas.
• Existen procedimientos judiciales pendientes.
• Hay avales o responsabilidades difíciles de cuantificar.
• El valor de los bienes y las cargas no está claro.

El beneficio de inventario está sujeto a requisitos y plazos, por lo que debe estudiarse desde el inicio.

Renunciar a la herencia

El heredero también puede repudiar o renunciar a la herencia.

La renuncia debe formalizarse expresamente ante notario. Además, puede tener consecuencias fiscales diferentes dependiendo de cómo se realice y de si se efectúa a favor de una persona concreta.

Por ello, no debe firmarse una renuncia sin analizar previamente:

• Quién recibirá la parte renunciada.
• Si existen descendientes del renunciante.
• Las previsiones del testamento.
• Las consecuencias tributarias.
• La existencia de deudas.
• El efecto sobre el resto de los herederos.

8. Preparar el cuaderno particional o la escritura de herencia

Una vez determinados los herederos y elaborado el inventario, debe calcularse qué parte corresponde a cada uno.

La escritura de aceptación y adjudicación de herencia suele recoger:

• Datos del fallecido.
• Testamento o declaración de herederos.
• Identificación de los herederos y legatarios.
• Bienes y derechos.
• Deudas y cargas.
• Valoración del patrimonio.
• Liquidación de la sociedad de gananciales, cuando proceda.
• Cuota correspondiente a cada heredero.
• Reparto y adjudicación de los bienes.

¿Es obligatorio acudir al notario?

La intervención notarial será necesaria en numerosos casos, especialmente cuando existen inmuebles, se formaliza una renuncia, hay una declaración de herederos o se pretende inscribir los bienes en el Registro de la Propiedad.

Además, documentar adecuadamente el reparto reduce el riesgo de futuros conflictos entre los herederos.

9. Liquidar el Impuesto sobre Sucesiones

La adquisición de bienes y derechos por herencia está sujeta al Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones.

El plazo general para presentar el impuesto es de seis meses desde la fecha del fallecimiento.

En la Comunitat Valenciana puede solicitarse una prórroga por otro periodo de seis meses, pero la solicitud debe realizarse dentro de los cinco primeros meses desde el fallecimiento.

No debe confundirse:

• El plazo civil para aceptar o repudiar una herencia.
• El plazo fiscal para presentar el Impuesto sobre Sucesiones.

Aunque la herencia todavía no se haya repartido, puede ser necesario presentar el impuesto dentro del plazo para evitar recargos e intereses.

¿Cuánto se paga por una herencia?

El importe depende de varios factores:

• Valor de lo heredado.
• Parentesco con el fallecido.
• Patrimonio previo del heredero.
• Comunidad autónoma aplicable.
• Existencia de vivienda habitual, empresa familiar o discapacidad.
• Reducciones y bonificaciones vigentes.

Las ventajas fiscales varían entre comunidades autónomas, por lo que cada herencia debe calcularse atendiendo a la normativa aplicable en la fecha del fallecimiento.

10. Liquidar la plusvalía municipal

Si en la herencia existen terrenos o inmuebles urbanos, también debe revisarse el Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana, conocido como plusvalía municipal.

En las transmisiones por fallecimiento, el plazo general es de seis meses, prorrogable hasta un año cuando se solicita la ampliación correspondiente.

En Alicante, la solicitud de prórroga debe presentarse antes de que termine el plazo inicial de seis meses y permite disponer de otros seis meses.

La existencia de un inmueble no significa necesariamente que siempre exista una cuota a pagar. Debe analizarse si hubo incremento del valor del terreno y cuál de los métodos de cálculo resulta aplicable.

11. Inscribir los inmuebles en el Registro de la Propiedad

Después de firmar la escritura y justificar la presentación de los impuestos, los inmuebles pueden inscribirse a nombre de los nuevos propietarios en el Registro de la Propiedad.

Aunque la inscripción registral no siempre es constitutiva, resulta muy recomendable para:

• Acreditar claramente la titularidad.
• Vender el inmueble en el futuro.
• Solicitar financiación.
• Evitar problemas con terceros.
• Actualizar correctamente la información registral.

También deberá comunicarse el cambio de titularidad al Catastro cuando no se realice automáticamente.

12. Tramitar el cambio de titularidad de cuentas y otros bienes

Por último, deben gestionarse los cambios de titularidad o la entrega de los distintos bienes.

Esto puede incluir:

• Cuentas bancarias.
• Fondos y acciones.
• Vehículos.
• Suministros.
• Seguros.
• Participaciones sociales.
• Contratos de alquiler.
• Bienes situados en el extranjero.

Las entidades bancarias suelen exigir el certificado de defunción, últimas voluntades, testamento o declaración de herederos, escritura de adjudicación y justificante del Impuesto sobre Sucesiones.

Documentos necesarios para tramitar una herencia

Aunque dependerá de cada caso, normalmente se necesitarán los siguientes documentos:

1. Certificado literal de defunción.
2. Certificado de actos de última voluntad.
3. Certificado de seguros de vida.
4. Copia autorizada del testamento.
5. Declaración de herederos, si no existe testamento.
6. DNI del fallecido y de los herederos.
7. Libro de Familia o certificados del Registro Civil.
8. Escrituras de los inmuebles.
9. Recibos del IBI y referencias catastrales.
10. Certificados bancarios de saldo a fecha de fallecimiento.
11. Documentación de vehículos.
12. Documentación de acciones, fondos o participaciones sociales.
13. Pólizas de seguros.
14. Información sobre préstamos, hipotecas y otras deudas.
15. Última declaración de la renta del fallecido.

Errores frecuentes al tramitar una herencia

Entre los errores más habituales encontramos:

• Dejar transcurrir el plazo de seis meses para liquidar los impuestos.
• Repartir el dinero de las cuentas antes de aceptar la herencia.
• Aceptar sin comprobar las deudas.
• Renunciar sin estudiar quién recibirá la parte renunciada.
• Valorar incorrectamente los inmuebles.
• Olvidar solicitar el certificado de seguros de vida.
• No incluir todos los bienes en la escritura.
• Confundir ser autorizado en una cuenta con ser propietario del dinero.
• Pensar que el testamento evita todos los trámites.
• Firmar un reparto sin comprobar la legítima y los derechos de cada heredero.

¿Cuánto tiempo se tarda en tramitar una herencia?

No existe una duración única.

Una herencia sencilla, con testamento, pocos bienes y acuerdo entre todos los herederos puede tramitarse en un periodo relativamente corto.

Sin embargo, el procedimiento puede prolongarse cuando:

• No existe testamento.
• Hay herederos desconocidos o en el extranjero.
• Existen menores de edad.
• Hay desacuerdo sobre el reparto.
• Se desconocen los bienes o las deudas.
• Existen empresas o participaciones sociales.
• Algún heredero se niega a firmar.
• Hay que vender bienes para pagar los impuestos.
• Existen donaciones anteriores que deben tenerse en cuenta.

Por ello, conviene comenzar las gestiones cuanto antes, aunque la familia todavía no esté preparada para repartir definitivamente los bienes.

¿Necesitas ayuda para tramitar una herencia?

La tramitación de una herencia exige coordinar aspectos civiles, fiscales, notariales, registrales y bancarios.

En Piñero Robledillo Abogados y Economistas estudiamos cada sucesión de manera individualizada para:

• Localizar y valorar los bienes.
• Comprobar las deudas.
• Interpretar el testamento.
• Tramitar declaraciones de herederos.
• Preparar el reparto de la herencia.
• Calcular y presentar los impuestos.
• Negociar entre los coherederos.
• Resolver conflictos hereditarios.
• Asesorar sobre aceptación, beneficio de inventario o renuncia.

Si ha fallecido un familiar y no sabes por dónde empezar, podemos acompañarte durante todo el procedimiento para que la herencia se tramite correctamente y dentro de plazo.

Piñero Robledillo Abogados y Economistas
Abogados de herencias y sucesiones en Alicante.